Как владельцу «уволить себя из бизнеса»?

Сразу же хочется уточнить, важный момент. Фраза «Уволить себя из бизнес» не значит, что собственнику ничего ненужно делать, даже инвесторы должны посещать собрания акционеров. Реализовать полный выход из бизнеса на практике, без финансовых потерь, не возможно. Любые разговоры о выходе владельца из бизнеса, можно воспринимать, только в контексте передачи функций оперативного управления и возложению на себя задач стратегического развития, построения системы, а также коммуникаций с ключевыми клиентами.

Основные этапы систематизации (рис. 1)

Существует две типовых модели развития бизнеса:

В первом случае владелец бизнеса сам управляет и получает доход. Во втором случае бизнес строится как система по зарабатыванию денег и управлять им может наемный директор.

Вне зависимости от модели развития бизнеса, рано или поздно, собственнику придется заниматься систематизацией и автоматизацией. И только завершив такой проект можно будет подумать о том чтобы «уволит себя из бизнеса».

Если вы из тех предпринимателей, которое мечтают увеличить свой бизнес до размеров ваших амбиций, предполагает увеличение потока клиентов в разы или даже в десятки раз. А это значит, что ваших возможности по обслуживанию клиентов не будет хватать. Качество тоже начнет падать, а потом клиенты начнут выбирать конкурентов. А это путь в никуда! Поэтому любые изменения бизнеса в сторону роста заставят вас начинать выстраивать в бизнесе систему и подкреплять ее автоматизацией. В противном случае стагнация и крысиные бега и это в лучшем случае, а в худшем падание продаж и закрытие бизнеса.

Но прежде чем ваш бизнес начнет большой рост вам нужно наладить конвейер по привлечению и обработки клиентов в таком количестве, чтобы и не захлебнуться и иметь возможность инвестировать в развитие. Простыми словами вам нужно уметь управлять потоком клиентов. И только после этого приступаем к описанию процессов, регламентации функции и наведению элементарного порядка в документах, финансах и управлении персоналом. А управлять всем этим должен исполнительный директор. И только потом можно приступать к масштабированию и кратному росту.

Критерии наличия системы в бизнесе

Но перед тем как приступить к систематизации или сразу к масштабированию бизнеса, желательно понять уровень систематизации бизнеса. И в этом нам помогут три основных

критерия. Если ваш бизнес не соответствует хотя бы одному из критериев, то начинайте проект по систематизации в самое ближайшее время, чтобы не отстать от конкурентов.

Критерий №1: Прибыльность.

Ваш бизнес должно приносить прибыль в любой ситуации, даже без вашего личного участия. Например, если вы захотите уехать на два месяца на Бали или на Мальдивы, вы должны точно уверены, что бизнес будет функционировать выше точки безубыточности.

Критерий №2: Офисная зависимость отсутствует.

Бизнес должен нормально функционировать при вашем минимальном присутствии в офисе. Если вы проводите в офисе много времени, значит, бизнес выстроен неэффективно. Владелец бизнеса не должен присутствовать в офисе более 1 дня в неделю. Если владельцу требуется находиться в офисе дольше, то он сразу же начинает заниматься решением мелких текущих дел. И это происходит так незаметно для самого владельца, но при этом сам бизнес начинает буксовать. Собственник становится тормозом развития своего бизнеса. Решение может быть найдено в отдельном офисе.
Если же ваш бизнес прошли начальный этап и у вас уже есть работники и руководители, то вы обязательном порядке необходимо начать исключать себя из общего процесса. А время, которое вы проводите в офисе нужно тратить на поддержание текущей деятельности и планомерное развитие. Это не значит, что все остальное время вы будете лежать на диване и ничего не делать. Вы должны продолжать работать, но только теперь не только в бизнесе, но и над бизнесом. Разрабатывайте новые стратегические направления, находите новых выгодных поставщиков и крупных клиентов, развивайте бизнес, но уже на новом уровне.

Критерий №3: Рост прибыли пропорционален с ростом выручки.

Основная цель создания бизнеса это повышение уровня благосостояние собственника. И если выручка вашего бизнес растет, а ваше личное благосостояние — нет, значит дела идут не важно. У грамотного владельца прибыль не должна уходить только на потребление. Собственнику необходимо создавать различные фонды, чтобы иметь финансовую подушка безопасности как для себя, так и для непредвиденных ситуаций, минимум на три месяца, а лучше на шесть. Да и любой перевод бизнеса на новый уровень или даже процесс систематизации и автоматизации требует инвестиций и на это желательно иметь отдельный фонд.

Чтобы определиться с размером фондов, необходимо знать все расходы, как прямые так и косвенные. В идеале конечно, это позволяет поставленный управленческий учет. Но скорей всего у вас его нет. В любом случае все расходы необходимые на месяц умножаем на шесть. Это размер фонда непредвиденных ситуация, например это могут быть кассовые разрывы в низкий сезон. Те же расходы за месяц умножьте на девять и это размер фонда инвестиций. Эти деньги должны храниться на Ваших личных банковских счетах.

С учетом всех возможных факторов развития бизнеса, очень часто трех критериев бывает недостаточно. Но они все же помогу вам сориентироваться. А во всех других ситуациях вы можете обратится за помощью к нашим консультантам. И они проведут комплексный аудит вашего бизнеса и предложат оптимальные решения по систематизации и вывода бизнеса на новый уровень.
Увеличиваем прибыль

Мы уже говорили о том, что любые изменения требуют ресурсов, и для них придумали отдельное понятие — «реорганизационный ресурс». Так что же делать, чтобы добыть необходимые ресурсы. И в первую очередь вам потребуются финансовые ресурсы. Они в основном помогают решить существенную часть задач, но одними деньгами все не решить. Нужно время и его нужно не мало от 9 до 12 месяцев. Иногда до первых результатов достаточно и 5-6 месяцев. Но такое возможно только если ваша компания совсем не большая и уже имеются какие-то наработки.

Если в настоящее время ваш бизнес совсем не приносит прибыли, либо прибыль очень небольшая, то нужно провести анализ вашего бизнеса и ниши. Возможно, маржинальность бизнеса в этой нише очень низкая и лучше будет сменить нишу и трансформировать бизнес. Если же маржинальность выше 25% от выручки то уже можно как-то начинать увеличивать продажи и прибыль. В идеальной ситуации маржинальность должна быть больше 50%.

Чтобы выйти из убыточной стадии, необходимо принять решительные меры.

Мы выяснили что для развития нужна прибыль, но чтобы ее увеличить нужно начинать действовать. И для этого необходимо составить план действий на основе анализа четырех основных направлений:

Только проведя анализ всех этих направлений вы поймет, что включить в план повышения продаж. Если вы понимаете что недоработки по всем направлениям, не пытайтесь сразу охватить все. Соберите фокус внимания на одном направлении. Далее на следующем направлении и так далее. В результате у вас должен получится план действий в таблице, в котором нужно указать:

Список «текущих задач» для делегирования

Теперь можно начинать действовать. Но не забывайте один важный момент. Обязательно освободите свое время для разработки стратегического плана, путем делегирования задач и функций. Если пока не возможно делегировать большую часть, передайте работникам, тем кто есть, все самое рутинное и отнимающее время. Если этого не сделаете, то обязательно попадете в опасный и замкнутый круг, когда нет возможности заниматься развитием компании, потому что нет времени. А времени нет, потому что компания не растет и не приносит достаточной прибыли.

Чтобы не откладывать на потом, сделайте прямо сейчас следующие: возьмите лист бумаги, ручку и составьте список из 25 рутинных задач, которые вы выполняете каждый день. Хотя конечно их может быть 30 или 20. Но чем больше задач напишете тем лучше. Задачи могут быть разные. Например, ответы на стандартные письма клиентов, оформление типовых документов, составление расписаний, коммерческих предложений, разработка рекламы, работа с сайтом, общение с клиентами или какие-то офисные проблемы.

Если трудно, тогда нужно вспомните вчерашний день или прошлую неделю. Проставьте приблизительно, сколько время было потрачено на каждую задачу. И отметьте все задачи, которые можно было делегировать. И даже если вы думаете, что не могли, но теоретически это возможно, отмечайте.

Пожиратели времени

Теперь берем получившийся список из 25 задач, и находим выделите в 10 задач, которые отнимают наибольшее время. Подчеркните их. Теперь ваша основная цель, с чего, по сути, начинается систематизация бизнеса — снять с себя по максимуму эти 10 задачи, желательно прямо сейчас. Напишете, каким образом можно делегировать эти задачи, а главное кому из ваших работников или фрилансеров можно их поручить.

Фрилансерам наиболее продуктивно предавать самые мелких задач, но не все сразу, а по отдельности. Чуть позже вам потребуется управляющий фрилансерами, что бы вы этим не занимались. Поскольку ваша главная задача это высвободить свое время, для того чтобы начать работать над бизнесом. И в первую очередь, высвобождаем время за счет передачи монотонной и черновой работы. Эта работа отнимает колоссальные ресурсы, но приносит очень мало результатов, а сделать ее могут другие руки.
Находим узкие места в процессах

Самые затратные по времени задачи определили. Теперь пора найти самые узкие места в бизнес-процессах. Возможно вы знаете, что процесс бывают основные и вспомогательные, а также то, что все бизнес-процессы могу быть только сквозными. И проходят через несколько подразделений и должностей. В самих подразделениях процессов не бывают, но там есть регламенты и инструкции. (Более подробно о процессах в этой статье)

Описываем сперва процессы «как есть» и выявляем узкие места. ( как описывать процессы можно узнать в этой статье). А потом создаем процессы по шагам «как должно быть» Чтобы знать реальную картину, привлекаем участников процессов и руководителей. Разрабатываем регламенты и инструкции для каждого шага процесса.

Определяем показатели каждого шага бизнес-процесса и процесса в целом. Назначаем на роль ответственного за весь процесс, обычно его называют «Управляющий процессом» (УП). Совместно с участниками процесса определяем ответственных и исполнителей за каждый шаг процесса.

Для успешного внедрения новых процессов, корректируем или создаем новую систему мотивации и оплаты труда. Постепенно за не соблюдение процессов, регламентов и инструкций начинаем применять систему мотивации с де премированием.

Определяем властную вертикаль

В результате описания и внедрения бизнес-процессов определились должности, которые есть и которых еще нет, но они должны быть. Чтобы функции можно было передать и не нагружать отдельных работников выше их возможностей. Рисуем организационную структуру предприятия. Она отражает распределение власти и ответственности по вертикали. А вот бизнес-процессы определяют ответственность по горизонтали.

Какое количество подразделений и как они будут скомпонованы зависит от владельца, специфики бизнеса, стратегических целей предприятия. Но самое главное чтобы она была понятна всем работникам, а подходы к созданию организационной структуре должны быть разумно и без стереотипов.

После завершения формирования организационной структуры предприятия нужно разработать должностные инструкции и положения о подразделениях. И самое главное это «разработать», а не скачать из интернета. В таком виде инструкции никто ни читать , ни исполнять не будет, так будут далеки от реальности.

И еще очень важно помнить, что проводить на должности исполнительного директора и коммерческого директора вы должны сами, а без наемных руководителей система работать не будет, а значит задача, по увольнения владельца из бизнеса, становится невыполнимой.

Саботаж и сопротивление.

Начиная процесс по увольнению собственника из бизнеса, необходимо понимать, что вам будет казаться, что вы всегда и все сделаете лучше, чем любой ваш работник. Вас будет беспокоить неопытность, невнимание и безответственность сотрудников. Ни в коем случае не поддавайтесь панике и гоните проч от себя такие мысли. Снова начнете делать все сами, сразу же вернетесь в исходное состояние, а потом показатели бизнеса упадут еще ниже .

Практика и опыт показывают, что большинство работников всегда будут противодействовать любым нововведениям. Это факт нужно просто знать. Основные причины сопротивления заключаются в стереотипах мышления. Любое новое пугает само по себе, «а вдруг нужно будет больше работать, а вдруг не справлюсь тогда придется уходит» — так думают многие. Существует даже закономерность, чем крупнее компания, тем сопротивление сильнее.

Нередко нововведение и изменения воспринимаются людьми как воровство. Например если, одни из работников берет на себя ответственность за улучшению качества работы с клиентами и выполняет его в срок и с хорошими результатами. Его авторитет резко возрастает. Остальным работникам это, разумеется, не нравится. Они начинают воспринимать этого выскочку, внедрившего нововведение, как ворующего их авторитет. Почему? Если принять общее количество авторитета на предприятии за 100%, то если у кого-то авторитет прибавляется, значит, у кого-то другого он автоматически снижается. И начинается внутренняя борьба за статус, растет сопротивление нововведениям.

Сегодня существуют различные методы и походы по снижению сопротивления и саботажа персоналом, но пока не придумано ни одного метода чтобы исключить их на 100%. Рассмотрим некоторые из них:

 В любое время очень важно не поддаваться страху того, что, если вы не будете все делать сами, бизнес развалится. Ваша главная задача, создать эффективный процесс даже при низкой эффективности каждого конкретного сотрудника, т.е. выстроить конвейер. На конвейере каждый конкретный рабочий может закручивать гайки намного хуже, чем мастер цеха, который все делает великолепно. Однако за счет разделения труда процесс разбивается на несколько маленьких, понятных и четко отрегулированных этапов, и в целом вся цепочка начинает выдавать на порядок лучшие результаты.

Находим персонального помощника

Что бы предать делать на начальном этапе систематизации бизнеса вам потребуется персональный помощник. И чем быстрей вы решите данный вопрос тем быстрей у вас появится время для других, более важных задач. Помощнику можно передать всю мелкую работу общего характера. И у вас обязательно возникнет ощущение, что он ничего не успевает и делает так медленно. И это нормальная ситуация. Скорей всего ваши работник на много медленней чем вам бы хотелось. Но вы предприниматель, создатель бизнеса, скорость обработки информации в несколько раз выше, чем у обычного человека. Так что не стоит сравнивать вас и ваших работников. В любом случае персональный помощник не сможет работать в вашем темпе, иначе быстро перегорит. Пусть он работает на 90-95%, чтобы успевал, но все же оставался на плаву.

Представьте, что вы едете на спортивном Ferrari по автобану в Германии, где нет скоростных ограничений. И тут появляется российская «Лада-Калина» и пытается за вами угнаться. Если она возьмет ваш темп, ее просто разорвет на куски.

Для того чтобы они сохраняли нужный темп, вы должны тянуть их за собой, постоянно повышая уровень их развития. К слову, точно так же и вам нужно иметь рядом человека, к уровню которого вы будете стремиться, рядом с которым будете смотреться как «Лада-Калина» на фоне спортивного Ferrari. Это заставит вас развиваться быстрее.

Чтобы найти личного помощника можно использовать одни из двух подходов:

1 Ищем профессионального помощника

2. Ищем будущего предпринимателя.

Обычно у таких людей авантюристический склад характера, хочет получить реальный опыт управления, но пока не готов открыть собственный бизнес.

Поначалу не нужно передавать ассистенту управление ключевыми процессами. Ваша задача — освободить свое время для решения именно этих вопросов. И будьте готовы к тому, что «увольнение» собственника из бизнеса дается тяжело. Вам придется очень много работать над собой и ломать свои принципы.