Систематизация бизнеса, пошаговый план

В среде предпринимателей бытует мнение, что систематизация в малом бизнесе не имеет смысла. Это для крупных компаний нужна систематизация. У нас и так все прозрачно, видим, как и кто работает. Конечно если у вас микро-бизнес, и все задачи выполняют два человека, то бывает не просто выстроить все бизнес-процессы, но даже в это случае возможно выстроить систему и внедрить автоматизацию. И могу сказать даже больше. Именно небольшому бизнес требуется автоматизация, так как у всех работников и так много функций и задач. Однако без систематизации невозможно ничего автоматизировать.

Основные этапы систематизации (рис. 1)

Но когда собственник хочет развиваться сам и развивать свой бизнес, то без систематизации все его мечты и цели так и останутся мечтами на долгие годы. При это предприятие будет работать, приносит какой-то доход, но стресс и постоянная нехватку времени будут увеличиваться. И поэтому описание и внедрение бизнес-процессов это жизненная необходимость. Кто-то приходит почти сразу после запуска бизнеса, а кому-то требуется годы мучений и страданий.

Но даже начав систематизацию бизнеса, и работы по описанию бизнес-процессов начались, то результатом будут инструкции, регламенты, стандартов и другие документы. Проблема с этими документами в том, что их мало кто читает, и тем более не используют в работе. И получается неприглядная картина, бизнес-процессы, вроде бы прописаны, а ни содержание, ни форма деятельности работников не изменилась

Чтобы проверить используются ли бизнес-процессы в вашей компании, можете ответить на несколько вопросов:

Получаете ли вы ежедневные или ежемесячные отчеты, по которым вы контролируете свой бизнес? (более подробно о том что такое управленческий учет в этой статье) Имеется ли на предприятии, хоть какое-то описание, как новый работник должен вникать в работу, какие инструкции и регламенты он должен изучить, чтобы приступить к работе. Или он постоянно отвлекает ваших ключевых работников и вас, чтобы что-то узнать?

Очень важно понимать, что описание бизнес-процессов, задача необходимая, но точно недостаточная. Все что изложено на бумагу в виде схем и описаний, должно быть внедрено, через обучение работников их аттестацию. В противном случает ничего не изменится и бардак будет процветать. А если вы помните из курса средней школы, то энтропия всегда стремится возрастать! А это значит как результативность, так и эффективность вашего бизнеса будет снижаться, что конечно же дает преимущество вашим конкурентам.

С чего начинать систематизацию бизнеса?

И вот пришло время, когда владелец бизнеса понял, что ему требуется систематизация и даже начал выкладывать все действия на бумагу. Но погрузившись в эту работу, собственник не замечает, как продажи начали падать и денег становится все меньше. И тогда наш герой, как богатырь, засучив рукава возвращается к понятно и простой работе. Продажи, закупки, клиенты, договоры, в общем вся рутина. И теперь о процессах, структурах, регламентах и стратегиях забыто. Все возвращается на круги своя. Так и продолжаем жить и работать.

И здесь мы наблюдаем основную проблема большинства предпринимателей, все делать самому, не умея привлекать нужных специалистов и делегировать им работу, в том числе по генерации новых клиентов. Без денег никакая систематизация и тем более автоматизация не случится.

Но чтобы систематизация все же случилась нужно действовать по плану. Общее описание каждого шага плана представлено далее.
Пошаговый план систематизации бизнеса

Первый этап — поток клиентов

На данном этапе необходимо научиться создавать и управлять потоком клиентов. А это работа в маркетинге и продажах. Результатом этапа должно сложиться четкое понимание, что и как делать, чтобы клиенты покупали и проносили компании выручку и доход. Если у вас нет потока клиентов, то и инвестировать в систематизацию и автоматизации смысла нет.

Второй этап — цели

На этап этапе необходимо определиться с целями предприятия как на ближайшее время, так и на более длительный срок, от одного до трех лет. И обязательно должен быть план на 3- 6 ближайших месяца, что делать, как делать, сроки, ресурсы и кто ответственный. Все цели и планы должны быть реалистичны, но амбициозны. Вовлекайте в эту работу руководителей и ключевых работников. Желательно конечно, сформировать видение будущего и миссию компании.

Третий этап — бизнес-процессы

Теперь необходимо разобрать все ключевые бизнес-процессы компании. Описать эти процессы, разработать к ним регламенты и инструкции. Обучить всех работников, которые участвующих в этих процессах. И провести контроль знаний процессов и документов.

Четвертый этап — организационная структура

На четвертом этапе, из описанных бизнес-процессов, выбираем все должности и функции. На основании этой информации составляем организационную структуру предприятия. Определяем функции и задачи подразделений и должностей.

Пятый этап — документация и ЛНА

Наводим порядок в документации. Создаем номенклатуру дел, в которую входят все документы включая локальные нормативные акты (ЛНА). Сперва проверяем наличие необходимых документов и если их нет, разрабатываем и утверждаем. Затем анализируем их качество и корректируем при необходимости, и тоже утверждаем. Далее формируем должностные папки и передаем их в подразделения для изучения и ознакомления. Проводим контрольную проверку знаний.

Шестой этап — управленческий учет

Постановка управленческого учета, является очень важным этапом в систематизации и автоматизации бизнеса. Без данных полученных из системы управленческого учета невозможно принимать правильные управленческие решения. А значит ваш бизнес будет не эффективен и проиграет в конкурентной борьбе на рынке.

Седьмой этап — управление персонала

Создаем систему управления персонала, которая включает в себя:

Данный этап очень важен для любого предприятия, поскольку только команда и персонала может вывести ваш бизнес на новые уровни.

Восьмой этап — автоматизация

И когда пройдены все семь предыдущих этапов, можно приступать к разработке технического задания. В процесс этой работе скорей всего бизнес-процессы, регламенты и инструкции подвергнуться корректировке или изменению.

Не пытаемся внедрять автоматизацию сразу во все процессы. Берем небольшой участок, проверяем на пилотном проекте. Постепенно движемся по процессам и обучаем персонал работе в новой системе. Меняем образ поведения работников через новую корпоративную культуру.

Факторы рисков систематизации

Первый фактор

Первый фактор, почему проекты связанные с систематизацией и автоматизацией проваливаются? В этом виноваты образ мышления и представления о мире, в голове у владельца бизнес и руководителей. Они пытаются найти волшебную таблетку и получить результаты чрез неделю ну или через месяц. Но для реализации всех восьми этапов потребуется от 9 до 15 месяцев, а для средних компаний это может быть от 24 до 36 месяцев. И это при условии, что у вас небольшая компания и некоторые этапы будут выполняться параллельно,

Второй фактор

Второй фактор, это не вовлечение персонала в работу по систематизации. Любые изменения предложенные не самими работниками будут встречены в штыки. Начнется массовый саботаж и большинство решений не будут реализованы. Вам потребуется оценить каждого вашего работника и понимать его мотивы и стремления. И только на основание этой информации создавать проектные команды, делая ключевых работников своими агентами изменений. А они уже будут вовлекать в работу по систематизации остальных работников.

Третий фактор

Третий фактор, очень важный. Это желание владельца бизнеса меняться самому и рушить стереотипы и шаблоны. Менять себя очень тяжело и трудно, но этот процесс неизбежен, если вы хотите построить эффективный и стабильно растущий бизнес, без вашего ежедневного вмешательства.

Четвертый фактор

Четвертый фактор риска — не знание технологий, методов и подходов к систематизации и автоматизации. И в таком случае владельцу придется научится или ускорить процесс, пригласив внешних консультантов. Выбор за вами набивать шишки несколько лет или ускорить процесс и через 9 месяцев вывести предприятие на новый уровень.

Чтобы лучше разобраться в систематизации и нужна ли она вашему предприятию подписывайтесь на нашу рассылку.