Все руководители знают, что любая деятельность предприятия должна быть оформлена документально. В самом начале работы предприятие получает разрешительные документы, пишет устав и проводит собрание учредителей
Но сейчас нас больше всего интересуют документы, которые необходимы уже после начала деятельности предприятия. Так давайте рассмотрим основные документы, которые называются локальные нормативные акты (ЛНА). И сразу сделаем очень важное замечание? «Отсутствие или не правильное содержание могут привести к штрафам до 100 т.р. за каждый документ».
Первые пять обязательных документов без которых нельзя осуществлять деятельность предприятия следующие:
Рассмотрим более подробно, почему эти документы так важны в процессе ведения бизнеса.
Документ в котором фиксируется полный список всех должностей является штатное расписание. Кроме того в это локальном нормативном акте все должности распределены по подразделениям. Это позволяет упорядочить организационно структуру организации, а также сообщает об окладах, при соответствующей системе оплаты труда.
Кроме того штатное расписание содержит информацию о количестве свободных или занятых штатных единицах. И это помогает отделу персонала планировать работу и прогнозировать фонд оплаты труда. Еще важно сказать, что любой приказ о приеме на работу должен подготавливаться на основании штатного расписания. А если приказ есть, а штатного расписания нет, это нарушение, которое ведет к штрафу.
Следующий очень важный и обязательный документ для деятельности предприятия, это «Правила внутреннего трудового распорядка» (ПВТР). В нем должно быть описаны все действия, связанные с приемом и увольнением с работы, временем работы и отдыха, а также все что связано с отпусками. Наличие правил внутреннего трудового распорядка, оказывает существенную помощь, как менеджеру по персоналу, для правильного написания резюме на вакансию, так новым работникам, в части понимания всех условия и требования установленные на предприятии.
График отпусков — еще один обязательный документ на предприятии. Данный документ помогает руководителю организовать работу сотрудников таким образом, чтобы нагрузка на работников была адекватной, а предприятие не осталось бы в один день без работников.
Четвертый обязательный документ, необходимый для деятельности предприятия является «Положение об оплате труда». В нем описываются критерии начисления оплаты за выполнение трудовых обязанностей, для каждой категории работников. Положение об оплате труда позволяет, на финансовом уровне, мотивировать и повышать заинтересованность работника в качественном труде. Наличие правильно составленного документа позволяет снизить риски претензий от проверяющих организаций.
С 2006 года в законодательстве появилось понятие «персональные данные». Это понятие определяется Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N152-ФЗ «О персональных данных»
И поскольку положение о персональных данных является обязательным для всех предприятий и организаций на территории РФ, то данный документ должен быть разработан в обязательном порядке. В противном случае резко повышаются риски штрафов от проверяющих органов. Штрафы за отсутствие или неправильно оформление «положения о персональных данных» может составить от 15 т.р. до 75т.р., за каждое нарушение.
Отсутствие или неправильное оформление документов, представленных выше, может быть расценено проверяющими органами, и в том трудовой инспекции, как нарушение трудового законодательства. В результате как предприятие, так и ее руководителей могут привлечь к ответственности по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
По этой статье штрафные санкции могут составить от 30 до 50 т.р. рублей для фирмы и от 1000 до 5000 рублей для ее должностных лиц. Но самое неприятное это то, что проверяющие могут приостановить деятельность организации на срок до 90 суток.
Чтобы сохранить ваши финансы, от претензий проверяющих органов, необходимо точно знать наличие и состояние локальных нормативных актов и других документов. И только проведение аудита ваших внутренних документов поможет это понять их состояние. Провести такой аудит, вы можете и своим силами, но лучше пригласить внешних специалистов, так как они не заинтересованы скрывать реальную картину дел от руководителей
03.07.2019
Подпишись и получай самые свежие статьи
*Аутсорсинг (от англ. outsourcing (outer-source-using): использование внешнего источника / ресурса) – выполнение работ силами внешней компании-подрядчика или отдельных внештатных специалистов.
Адрес г.Кременки ул. Мира 10
ИП Осипов Александр Иванович
ОГРНИП 315401100002366
Все права защищены