Top.Mail.Ru
Описание бизнес-процессов. Шаги процесса. Часть 2

Описание бизнес-процессов. Шаги процесса. Часть 2

Как я уже ранее писал нам удалось выделить как основные так и вспомогательные бизнес-процессы. Теперь пришло время разделить эти процессы на шаги и присвоить им номера. И для это необходимо прояснить некоторые правила. Данные правила были отработаны за многие годы практической работы и относятся только к этой технологии выявления и описания процессов и не являются догмой. Соблюдение данных правил поможет удерживать процесс систематизации бизнеса в разумных пределах. А также поможет понять и согласовать общую логику действий.

Правило №1

Наиболее эффективно разбивать процесс на 6–12 шагов. Конечно, вы можете разбить процесс на 15, 24 или 50 шагов. Никто вам этого не запретит. Но слишком шагов не позволяет увидеть ключевые  моменты процесса и связано это с возможностью удерживать внимание. И более чем 12 шагов удержать очень сложно. В идеале это должно быть 7 шагов. Разбивать бизнес-процесс  меньше чем 7 шагов особого смысла нет, так как управленческой ценности такое описание не несет. Но если все же, на первом этапе, получилось меньше 5 шагов, разбивайте на более мелкие, а если больше 12, то шаги нужно объединять.

Правило №2

Данное правило гласит, что желательно придерживаемся единого уровня детализации. В бизнес-процесс необходимо выносить только ключевые шаги. Стараемся не углубляться и не проскакиваем важные этапы. При этом степень важности каждого этапа определяем с точки зрения бизнеса, а не по затратам времени, трудоемкости и пр. В качестве примера можно привести шаг «получение оплаты», который по по времени исполнения может быть коротким, но при этом является ключевым шагом процесса. Так как без получения денег нет смысла предоставлять услуги или продавать товары.

Правило №3

На определенном уровне детализации воспринимаем каждый шаг процесса как  «черный ящик», который получает что-то на вход и выдает что-то  на выходе (рис.1). На данном этапе что происходит внутри «черного ящика» нас не интересует. В дальнейшем вы сможете разобрать каждый шаг на отдельные подпроцессы, регламента или инструкции Такой подход сильно упрощает жизнь.

Шаг процесса как «черный ящик» (Рис 1. )

Правило №4

Каждый бизнес-процесс описываем как полный, нормальный, линейный.

«Полный» означает, что в процесс необходимо включать основные шаги, даже те, которые выполняются не каждый раз. Например, с некоторых клиентов вы получаете аванс в размере  100 % заказа, от других только 50% от заказа, а с третьими вообще работаете с отсрочкой платежа. При этом шаги «получение предоплаты» и «получение окончательной оплаты» нужно включить в процесс.
Другой пример, это доставка до клиента, одним она предоставляется, а другие забирают товар самостоятельно. Но в процесс, доставку нужно включит обязательно. Это ключевой шаг процесса.

«Нормальный» – то есть такой, как он выполняется в большинстве случаев. Если однажды к вам в качестве клиент пришел президент , то вероятность того что он снова к вам обратится ничтожна мала. Но в любо случае, вы кк то иначе будите обслуживать президента, а поэтому включать его в процесс отдельным шагом не нужно. Это исключение и не является «нормальным». Хотя все зависит от то какого рода услугу вы оказывали. И ели вам позволят стать поставщиком для президента, тогда можно вообще отдельный бизнес-процесс прописать

«Линейный»  – то есть вы отражаете все шаги процесса как последовательные, идущие цепочкой друг за другом. Даже если некоторые из них в жизни выполняются параллельно, имеют циклы и ветвления. Понимаю ваше недоумение, по началу и мне, как бывшему специалисту по ИТ , было очень тяжело это осознать. Но потом привыкаешь. Поэтому линейное представление процесса, это необходимое упрощение. Оно позволяет снизить риск неопределенности ситуации для работника в участвующего в процессе. Но если действительно возможны различные варианты выполнения бизнес-процесса, то проще разделить на несколько отдельных процессов.

Необходимо учесть и другие моменты:

    • Смотрим на любой процесс как бы со стороны, как человек который отвечает за результат всего процесса.
    • Шаги называем отглагольными существительными, то есть производными от глаголов. Например, шаг называется не «Договор» и не «Заключить договор», а «Заключение договора». Шаг всегда является действие, а отглаголенное существительное звучит лучше.
    • Процесс описывает в том виде как он выполняется на сегодня. И сразу создаем вариант как он должен будет выполнятся через два или три месяца. Не указывайте в шаге того чего нет и не появится в ближайшее время.
        ◦ Описываем процесс «как есть»  – значит, как он выполняется на сегодняшний день. Если по-разному (у разных сотрудников, в разных филиалах, до получки и после) – определите, как чаще. И как лучше для бизнеса
        ◦ ЗБР – зона ближайшего развития. То, что вы хотите внедрить в этом процессе в ближайшие 1–3 месяца (именно внедрить в работу).
        ◦ С одной стороны, не нужно ограничивать себя рамками того, как происходит сейчас. Ваша цель – улучшить работу компании. С другой – не сто́ит «улетать в космос». Так, на одном предприятии работник  написали, что некий шаг будет выполнять дизайнер. А на вопрос есть ли к вас дизайнер: «Ну ведь в креативной компании должен быть дизайнер!» Оставайтесь в реальности.

Подпишись и получай самые свежие статьи

*Аутсорсинг (от англ. outsourcing (outer-source-using): использование внешнего источника / ресурса) – выполнение работ силами внешней компании-подрядчика или отдельных внештатных специалистов.

Адрес г.Кременки ул. Мира 10

ИП Осипов Александр Иванович

ОГРНИП 315401100002366

Все права защищены