Основные функции службы персонала и ее структура

Чтобы определить структуру службы управления персонала, необходимо предварительно описать функции данной службы или подразделения. Если двигаться по логической цепочке функций системы управления персоналом, в соответствии с представленной на рис1

Функции службы управления персоналом (рис 1)

Функции службы персонала можно разделить на десять групп:

Исходя из функции системы управления персоналом мы можем достаточно легко объединить их в группы и составить структуру службы персонала.

Структурная схема службы персонала

Структура службы персонала (Рис. 2)

Ни одно подразделение не может осуществлять свою деятельность без руководителя. А это значит, на предприятии должен быть ответственный за управление службой персонала. Обычно это директор по персонала. И к его основным функциям можно отнести формирование кадровой политики предприятия, стратегическое планирование сферы управления персоналом, координация работы работников службы персонала, контроль кадрового делопроизводства, а также планирование операционных расходов и инвестиций в персонал.

Отдел поиска и отбора персонала

Двигаясь далее по схеме рис1 мы видим, что поиск и отбор персонала это отдельная функция и специфика у нее такова, что заниматься этим направлениям должны работник с отличными коммуникативными навыками, знанием маркетинга и PR и уметь продавать компанию новым соискателям на соответствующие должности.

Функции отдела

Функции данного отдела заключаются в проведении переговоров с внутренним заказчиком необходимого персонала, корректировка требований и портрета кандидата, размещение информации о вакансиях в различных СМИ и на сайтах, активный поиск соискателей. После отбора, удовлетворяющих требованиям кандидатов, приглашают на массовое собеседование или индивидуальное интервью. Все зависит от специфики должности. В процессе интервью проводится оценка как профессиональных, так и личностных качеств соискателей. После чего назначается встреча кандидатов с внутренним заказчиком и принятие решения после ее завершения. Еще одной важной функцией работников отдела поиска и отбора персонала является мониторинг и анализ рынка труда, участие в отраслевых мероприятиях, ярмарках вакансий.

Должности:

В этом отделе работники могут выполнять свои функции на следующих должностях:

Отдел кадров

Проведя поиск и отбор необходимых специалистов и вышедших на работу необходимо оформить в соответствии с требованиями законодательства.

Функции отдела

К основным функциям отдела кадров относят ведение кадрового делопроизводства с оформлением приёма, увольнения, перевода, отпуска, командировки, больничные листы, оформление полисов ОМС и т.д. Важнейшей функцией является взаимодействие с государственными органам в лице государственной инспекции по труду(ГИТ), пенсионным фондом и фондом социального страхования (ФСС). И правильность оформления документов непосредственно влияет на прибыль в виде штрафов от проверяющих органов.

Кроме того работники отдела должны вести учет всех работников предприятия и его подразделений, с использование современных компьютерных систем, в соответствии с утвержденными формами первичной учетной документации. А также принимать участие в разработке различных локальных нормативных актов и других документов необходимых для деятельности предприятия.

Должности:

В отделе кадров работники могут выполнять свои обязанности на следующих должностях:

Отдел охраны труда и техники безопасности

Отдел охраны труда и техники безопасности ( ОТиТБ) может быть как в составе службы персон, так и отдельным подразделением, все зависит от специфики и численности того или иного предприятия.

Функции отдела

Основные функции отдела это организация и координация работы по охране труда и соблюдению техники безопасности. А также работник данного отдела отвечают за обучение персонала безопасным методам работы, а также аттестация и сертификация рабочих мест и ведение документооборота по охране труда и технике безопасности. Важная функция отдела ОТ и ТБ это коммуникация с органами государственного надзора и контроля

Должности

Работники отдела охраны труда и техники безопасности обычно выполнять свои трудовые обязанности на следующих должностях:

Отдел мотивации, оплаты, компенсаций и льгот

Данный отдел является ключевым, как для найма, так и для удержания персонала.

Функции отдела

Основной задачей отдела это разработка методик и систем мотивации персонала как финансовой так и не финансовой. В том числе планированием и управления фондом оплаты труда (ФОТ) с учетом анализа рынка заработных плат как в регионе, так и по отрасли. Кроме того отдел занимается ведение внутренней отчетности и статистики

Должности

В отделе, работники обычно ведут трудовую деятельность, на должностях:

Отдел обучения и развития персонала

Ранее отделы обучения и развития были характерны для крупных предприятий и организацию. Но в последние годы все чаще все чаще можно встретить такие отделы, их еще могут назвать — академия, даже на малых предприятиях. Конечно они не могут выполнять все функции отдела, но даже часть этих функций позволяет этим предприятиям снижать издержки и быть конкурентными.

Функции отдела

К основной функции отдела это разработка, совестно с руководителями других подразделений, должностных папок с материалами обучения и индивидуальных обучающих программ. Работник отдела также занимаются определение потребностей обучения персонала с планирование и проведение, семинаров, лекций тренингов и других форм обучения. Очень важная функция отдела это оценка эффективности обучения и сопровождение каждого работника, с формирование планов развития и включение кандидата в кадровый резерв предприятия

Должности

К должностям отдела обучения и развития обычно относят:

Отдел внутренних коммуникаций и внутреннего PR

Данный отдел чаще всего встречается в средних и крупных компаниях, где большое количество работников и подразделений. Особенно такой отдел характерен для IT компаний. На малых предприятиях функции отдел может выполнять офис менеджер.

Функции

Основная функция отдела это налаживание коммуникаций между отделами и работниками предприятия. Это может происходить через беседы, проведение мероприятий в формате выставки, конференций, соревнований. Для этого работники отдела разрабатывают концепции и программ мероприятий, создают презентации и необходимые информационные материалы. Важной функцией отдела является отбор и контроль выполнение работ субподрядчиков. В тех случаях, когда необходим выезд участников в другой город иди страну обеспечивает билеты, визовую поддержку, трансфер, проживание. Ну и конечно же отдел формирует и контролирует бюджета мероприятий, а также проводит анализ эффективности проведенных мероприятий

Должности

В отделе могут осуществлять деятельность работник в таких должностях:

Основные ошибки в работе в службы персонала

К самой основной ошибке можно отнести принятие позиции работников в противовес руководству и собственникам предприятия. А это противоречит тому , что работник службы должны налаживать коммуникацию и решать конфликты и стуции, а не участвовать в конфликтах и противостояниях.

Следующая ошибка, это спонтанная деятельность работников службы персонала, без целей и планов, что приводит к негативным последствиям как в управлении персоналом, так и поиске и удержании работников.

Собственная низкая дисциплина по исполнению кадровых решений с учетом сроков и качества.

Увлечение различными процессом, например делопроизводством, что приводит в лучшем случае к формированию «ложных целей», а в худшем к полной отсутствию результатов и не достижение поставленных целей предприятия.